[关 键 词] 城建档案信息化  数字化建设
 

    城建档案信息化是一种新的管理模式，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，是对档案实体达到有效保护的一种管理方式。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。

    城建档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读，是数字档案建设最基础的工作。电子档案

    城建档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，城建档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，只有逐步掌握信息技术才能更好为城建档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

    一、总体目标
 

    我馆要推进城建档案信息化、数字化建设进程，就得坚持以城建档案网络建设为基础，以城建档案信息资源建设为核心，以开发利用城建档案信息资源促进公共服务为目的，不断加强城建档案基础信息建设，加强电子文件归档，电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，着力打造全市档案信息共享交换网络平台。总体目标是：建立同步接收平台；完善电子档案管理标准体系；完成数字化档案馆建设项目；建设城市建设档案馆的信息化、数字化网站。
 

    二、城建档案信息化与数字化建设的重点
 

    （一）实现数字化档案的基本功能
 

    1、实现数据采集功能：通过电子文件网上报送系统，依托电子文件归档交换平台，多层面多门类采集政务网内必须长期或永久保存的，符合归档要求的各种电子政务信息；接收应归档单位移交的电子档案，利用数据库技术建成一个综合的档案资源库，更好的为我市城市快速建设服务。

    2、实现数据保存功能：通过磁盘、光盘等多种技术手段，对采集到的各类信息在备份的基础上进行永久保存。

    3、实现数据利用功能：通过数据扫描，能方便快捷的智能化查询、及时输出，更好的面向社会服务公众。

    4、实现数据管理功能：为了有效地实现利用目的，要对各类电子档案实行系统化管理，实现分类，排序，价值鉴定，数据检验，目录生成，数据统计，自动打印输出等。并运用身份认证保密，询问控制等技术确保电子档案信息的安全性及合理利用。

    5、实现城建档案宣传功能：充分利用数字档案综合保管，反映我市城市建设的历史和现状，让公众了解我市的城市面貌和日新月异的发展历史，增强城市认同感和自豪感。利用各种文本、视频、画册向社会宣传我馆的在城市建设提供的服务功能，让公众了解我们的工作并大力支持我馆的城建档案建设工作。
 

    （二）城建档案信息化标准建设
 

    1、坚持城建档案信息化建设标准先行的原则，依据国家信息化建设有关规范和档案行业标准，结合我馆的城建档案管理规则制定统一的城建档案信息化工作技术规范。

    2、认真执行国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》等一系列技术标准确保数字档案资源格式统一，数据规范，实现资源共享。
 

    （三）城建档案信息化建设基础性投入
 

    城建档案信息化建设目前都是成熟和完备的技术。要求硬件和软件都要跟上，还有资金和人才的投入，那么我馆要实现城建档案信息化就要借国家大力发展城镇化的外部有利条件，也要向有关上级部门和领导说明城建档案信息化发展的必要性，要让社会各界理解城建档案是城市建设的历史记录，也是后人查阅城市建设的依据，只有数字化才能更好有效长期记录我们生活的家园的发展历史及现状，早日实现城建档案信息化建设。
 

    1、城建档案馆数字化，服务器配置应满足海量数据存储，快速检索利用的要求。还要有必备的存储和备份系统，以确保数据的安全。除了对纸质档案数据加工外，还应加大音频视频多媒体设备的应用，要求有高质相机，大容量存储卡，录音笔等硬件投入。为了与我市电子政务建设同步发展，还应配备相应的计算机，移动硬盘，DVD刻录机，光盘打印机及高速扫描仪。

    2、为保证城建档案的安全性，就要建立健全异地容灾系统，重要意义是能实现重要数据的容灾备份，使计算机信息系统在遭受损害（如自然灾害，网络攻击等）能够迅速正常地恢复原来的工作。同时还要进行计算机网络化消防监控系统，网络化安全监控系统，温、湿度网络化控制系统，电源照明控制和防盗监控等相关配套系统也很重要。
 

（四）城建档案信息资源建设
 

    1、目录数据库建设

    我馆要有计划有步骤充实目录数据库，同时要根据《档案著录规则》要求建立目录数据检查审核制度，对全馆定期进行目录数据质量检查，保证录入数据的规范。

    2、全文数据库建设

    一般用在文件检索方面，所谓全文是与一般的数据库比较而言的。一般的数据库中存储的只是某个文件的关键字，查找时也只能按照关键字去查找，而对于全文数据库，其中包含的是整个文章的内容。因此，在查询时，一般采用的是模糊查询，这样可以更多的涉及到文章的内容。

    加快档案全文数据库，开发全文档案系统和多媒体信息检索系统，全文数据库结构设计应符合检索优先原则，推荐使用通用格式，文字型数据采用XML文档TRF、TXT、WORD格式；扫描图像数据采用JPEG格式便于我馆的数据录入和查阅。

    3、多媒体数据库建设

    对馆藏珍贵、重要的影像、照片、纸质档案进行数字化处理，抢救和保护好档案原件。对新建归档资料无论是图纸、视频、音频资料要全部进行数字化归档，及时做数据库处理不留空档不留死角，一律使用数字化录入归档保存。

　　档案信息化与数字化示意图

同电信运营商合作

一般性档案无须保密的公开资料

电子档案入库请求者

接发

整理

校对

拆分

扫描、影像、音响、数据处理

可直接入库的电子文本和传统纸质资料

质检负责人领导审核

文件服务器

数据导出

数据服务器

电子档案出库请求者

社会公众

开放查阅
 

    （一）加强领导，明确职责

    档案信息化与数字化建设是一个城市信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展，各级领导要以对城市建设历史负责，重视和支持档案信息化建设才能使档案信息化建设服务城市建设为人民服务。

    （二）坚强管理，注重实效

    我馆要加强信息化建设的监督服务和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位的有保存价值的电子文件真实完整安全的归档，及时总结推广经验，促进我馆的档案信息化建设规范稳步发展。

    （三）统一规划，分类实施

    从现在起，我馆必须做到统筹规划，统一标准，统一部署，避免出现无规可循，各自为战自成体系，要严格在我馆的指导下，按统一的标准实施。

    （四）加强培训，提高业务素质

    城建档案信息化与数字化建设有别于传统档案的管理工作，传统档案管理工作靠的是纸笔的记录和工作人员现场收集。而信息化更多的是使用现代化工具，这就要求我们每位职工要提高计算机理论水平和实际操作能力，现在是一个信息时代，科技变化突飞猛进，我们应主动自觉更新我们的知识结构，不断学习新知识来适应信息数字化的到来。另外还要不断加强城建档案从业人员的培训力度，提高档案队伍对城建档案信息化与数字化建设的认识，增强档案人员数字化应用水平，为我市城建档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批精通现代数字化技术及城建档案管理的复合性人才队伍，我们的城建档案信息化与数字化建设才会变成现实，我们每个城建档案人都要为实现这个目标而努力工作。