4．1著录项目划分
4．1．1城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：
著录项目名称
序号
大项
小项
1
题名与责任者
题名
文件编号
工程(项目)地址
责任者
附件
2
稿本与文种
稿本
文种
3
密级与保管期限
密级
保管期限
4
时间
载体类型
5
载体与数量
数量及单位
规格
6
专业记载
7
附注与提要
附注
提要
8
捧检与编号
档号
档案代号
缩微号
存放地址号
电子文档号
主题词
4．1．2著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。
4．2著录项目细则
4．2．1题名与责任者项
1．题名
题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。
1)正题名
正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，工程(项目)级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。
2)并列题名
以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加“＝”号。
3)副题名及说明题名文字
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。
副题名及说明题名文字前加“；”号。
2．文件编号
文件编号是文件制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录，其前加“：”号。
对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种：
1)建设工程项目立项批准文件号
建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。
2)建设工程规划许可证号
建设工程规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。
3)建设工程用地规划许可证号
建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。
4)建设工程用地许可证号
建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对建设工程项目核发的土地使用证编号。
5)工程设计(勘察)编号
工程设计(勘察)编号著录建筑设计(勘察)部门对该建设工程项目进行设计(勘察)的编号。
6)建设工程施工许可证号
建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。
7)建设工程竣工验收备案登记号
建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。
8)工程所在地形图号
指工程所在的1：5OO地形图的分幅号。
3．工程(项目)地址
工程(项目)地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区(县)、街道(乡、路)、门牌号(村、队)；外地工程著录省、市(县)、街道(路)名。其前加“：”号。案卷级和文件级著录，不必著录此项。
4．责任者
责任者指文件材料的形成单位或个人。
1)第一责任者
第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“／”号。
2)其他责任者
其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。
3)工程(项目)级责任者著录顺序一般为：建设单位(立卷单位)、建设项目(或事由)批准单位、项目(或事由)申请或实施单位。如建设工程(项目)责任者著录顺序为：建设单位、立项批准单位、设计单位施工单位、监理单位；建设工程(用地)规划管理档案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请(用地)单位、批准单位(项目批准单位和用地批准单位)、
设计单位(或被征地单位)。
4)案卷级责任者一般只著编制单位。
5．附件
是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。
4．2．2稿本与文种项
1．稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“．一”号。
2．文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“：”号。
4．2．3密级与保管期限项
1密级
1)密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新密级。密级前加“.—”号
2)密级按GB／T 7156—1987第四章文献保管等级代表划分为六个级别。名称与代码如下表：
表 4.2.3文献保密登记代码
名称
数字代码
汉语拼音码
汉字代码
公开级
0
GK
公开
国内级
1
GN
国内
内部级
2
NB
内部
秘密级
3
MM
秘密
机密级
4
JM
机密
绝密级
5
UM
绝密
3)密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。
2．保管期限
1)保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加“：”。
2)保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管期限。
4．2．4时间项
1．对文件级著录，时间项著录文件形成时间。
一般文书(通知、报告、批复)的形成时间为发文时间；决议、决定、规定为通过时间或发布时间；合同、协议书为签署时间；报表计划为编制时间；工程设计图纸为设计时间；工程竣工图为编制完成时间，如图上没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。
2．对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。
一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用“一”相连，如：“1987.07.03—1988.12.14"。
3．对工程级著录，时间项著录工程开、竣工时间或建设工程规划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。
4．著录时间时，年、月、日之间用“.”号相隔，如“1985年12月10日”著录为“1985．12．10"。时间项前加“．一”。
4.2.5载体与数量项
1．载体类型
1)载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“.—”。
2)载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不
著录本项。
2．数量及单位
数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷”、“袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。
3．规格
规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：’’号，如“．—5页：16开”，“．—2张：A0”。
4．2．6专业记载项
本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项(含房屋建筑工程规划管理档案)、市政基础设施工程专业记载项(含市政基础设施规划管理档案)、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程(项目)级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加“：”。
1．房屋建筑工程专业记载项著录下列内容：
1)建筑面积，2)高度，3)层数，4)结构类型，5)开工 时间，6)竣工时间，7)总用地面积，8)总建筑面积，9)幢数，10)工程预算，11)工程决算。
2．市政基础设施工程专业记载项著录下列内容：
1)长度，2)宽度，3)高度，4)跨径，5)结构类型，6)孔数，7)级别，8)荷载，9)净空，10)开工时间，11)竣工时间，12)总用地面积，13)总建筑面积，14)总长度，15)工程预算，16)工程决算。
3．城市管线工程专业记载项著录下列内容：
1)长度，2)规格，3)材质，4)荷载，5)起点，6)止点，7)总长度，8)开工时间，9)竣工时间，10)工程预算，11)工程决算。
4．建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容：
1)建筑面积，2)幢数，3)层数，4)长度，5)宽度，6)高度，7)跨度，8)荷载，9)规格，10)级别，11)净空，12)结构类型，13)工程造价。
5．建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容：
1)征拨分类，2)用地分类，3)原土地分类，4)用地面积。
4．2．7附注与提要项
1．附注
1)附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。
2)每一条附注均以“．一”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符号。·
2．提要
1)提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据(包括技术参数)。
2)提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。
4．2．8排检与编号项
排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。
1．档号
档号是档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“—”号，占一个字节。
1)工程(项目)级的档号由分类号、项目号组成。
2)案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程(项目)档号+案卷号。
3)文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。
2．档案馆代号
档案馆(室)代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留出位置，以备将来填写。
3．缩微号
缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。
4．电子文档号
电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。
5．存放地址号
存放地址号著录档案存放处的编号。一般包括库号、列(排)号、节(柜)号、层号，著录于条目右上角第二行。
6．主题词
主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。
1)主题词按照DA／T 19—1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》等进行标引。
2)主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。
3)各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。