3．1 著录级别与著录详简级次
3．1．1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程(项目)级、案卷级、文件级三级。
1．工程（项目）级著录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2.案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3．文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。
3．1．2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。
1．条目仅著录必要项目的称简要级次。必要项目包括：正题名、文件编号、工程(项目)地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。
选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
3．2 著录文字要求
3．2．1 著录用文字必须规范化。
3．2．2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3．2．3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。
3．3著录信息源
3．3．1 著录信息来源于被著录的档案。
3．3．2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。
3．3．3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
3．3．4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。