2 .1 术语
2.1.1 城建档案(urban construction archlve)
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.1.2 建设工程项目(construction project)
具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。
2.1.3单项工程(single proJect)
在建设工程项目中，具有独立的设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4工程档案(project archtve)
工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6城建档案著录(description Of urban construction archive)
编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7 城建档案著录项目 (item Of description for urban construction archive)
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。
2．1.8 条目(entry)
档案著录的结果，是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
2．1．9 著录格式(description form and format)
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
2．1．10 档案目录(catalogue for archives)
按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
2.2符号
2.2.1 著录用符号
为了区分、识别各著最大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：
表2.2.1
著录用符号及用途
|
符号
|
用途 |
|
—
|
置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项．用于区分各大项 |
| |
置于并列题名之前 |
| ： |
置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著最小项 |
| ／ |
置于第一责任者之前 |
| ； |
置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元 |
| + |
置于每一个附件之前 |
| [] |
置于下列著录内容的两端：自拟着录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字 |
| () |
置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等 |
| ？ |
置于不能确定的著录内容之前，一般与[]号配合使用 |
| — |
用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间 |
| … |
用于节略内容 |
| □ |
用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“口”表示 |
2．2．2 著录用符号使用说明
1．“．一”符号占两格，在回行时不应拆开。“[]和“()”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。
2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．一”。
3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。