1、非涉密文件的查询利用一般可通过政务内网或传真等非现场利用方式办理。已经数字化的文件，移交单位文件管理工作人员在指定IP地址的电脑上凭用户名 和密码登陆政务内网“文件智能查询系统”查询利用本单位移交的文件。尚未数字化的文件，移交单位文件管理工作人员可来电告知，市档案馆通过即时扫描传输或 传真的方式提供利用。
需查询利用非涉密文件原件的，移交单位工作人员应到市档案馆办理现场查询利用。如有需要，市档案馆可提供文件的复印件并加盖原件证明章。
2、利用本单位移交的涉密文件，移交单位文件管理工作人员应持有移交单位主管领导审批意见的介绍信，经市档案馆业务部门审批后，办理利用手续。
移交单位需要复印本单位移交的涉密文件的，除绝密文件外，移交单位领导须在介绍信上加署要求复印的批示意见，市档案馆业务部门报请馆领导审批同意后可提供复印件并在复印件上加盖限期归还章，利用单位应在规定的期限内将该复印件归还市档案馆。
3、其他单位如需查询利用文件，必须征得文件移交单位的同意，凭文件移交单位公函、本单位介绍信及查询者的工作证、身份证办理查询利用手续。
4、按照《中华人民共和国政府信息公开条例》可以向社会公开的文件，移交单位应在办理文件移交手续时在《深圳市市属单位文件移交清册》中标明。
5、利用文件时，不得在文件上加注、勾画、折叠、污损或涂改，未经许可不得复制、摘录、拍摄。