1、由建筑科（声像科）出具一份文件清单范本，并由建设单位勾选已有内容并加盖公章；
2、由建筑科（声像科）根据已勾选并盖章的文件清单出具一份相应的缺项登记表（一式两份），再由建设单位加盖公章；
3、建设单位携带《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》、《规划条件核实测绘技术报告》（《测绘报告》）、最新的监理月报、文件清单或缺项登记表（以上文件均需要加盖建设单位公章）到服务利用科申领并签字提交《建设工程档案移交承诺书》；
4、与城乡建设档案馆签定《技术服务合同》并支付技术服务费；
5、确认付款后，由服务利用科代表城乡建设档案馆核发《建设工程档案认可文件》；
6、竣工验收后6个月之内按照规定移交本工程全部资料；
7、资料验收合格后，由服务利用科代表城乡建设档案馆核发《建设工程档案合格证》。
注：核发《建设工程档案认可文件》的必备文件1、建设工程规划许可证；2、建设工程施工许可证；3、规划条件核实测绘技术报告；4、最新监理月报；5、文件清单；6、建设工程档案移交承诺书；7、技术服务合同