为进一步规范城建档案整理，提高城建档案整理的质量和数量，保持城建档案整理过程中的统一性、有序性和可操作性，便于城建档案的保管和利用，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）等规范性文件和相关制度，结合我市实际，制定本规定。

一、定义、范围和原则

城建档案整理指按照城建档案形成规律和特点，进行系统整理，科学编目的过程。系统整理包括案卷的分类和排列等，以真实反映建设活动的历史面貌，保持其有机联系为原则。科学编目包括编号、著录等，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。

本规定所称城建档案指各类城市建设工程档案，地下管线工程档案，规划、建设和管理活动中产生的需归档保存的档案，城市自然、水文、地质等基础资料，以及其他需归档保存的纸质载体的城建档案。

城建档案整理应遵循档案的自然形成规律，保持档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于档案的保管和利用。

二、工作流程

城建档案整理流程是分类→排列→组卷→整理→编号→著录→打印→装订→装盒。其中分类、排列、组卷、整理、编号、装订和装盒由手工操作，著录和打印需上机操作。

三、规范整理

（一）分类。依据《铜陵市城建档案馆分类大纲》，对应整理档案的归属类别，确定其大类、属类直至小类。具体分类应在城建档案著录时确定。

1、工程项目类档案应按照工程项目分类法，在确定小类类别时，以建设工程施工许可证为依据，一证一类。

2、业务管理和技术类档案应采用课题分类法、时间分类法。

3、基础资料归档应采用时间分类法。

（二）排列。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件、报审(验)表与报审(验)材料等不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后，报审(验)表在前、报审(验)材料在后，译文材料在前、其相应的原文材料在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的，文字材料在前，图纸在后。市城建档案馆归档的建设工程档案还应遵循以下规定：

1、监理会议纪要、图纸会审及设计变更等按时间先后顺序排列。

2、土建工程材料合格证按砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料等先后顺序排列。每一项材料按进场先后顺序排列。材料批次试验报告按试验日期先后顺序排列。

3、隐蔽工程检查记录、构件吊装记录、沉降观测记录、轴线复核记录及标高复核记录等按施工先后顺序排列。具体为由基础到主体，由一层到顶层。

4、检验批质量验收记录按基础、主体、屋面、装饰分部顺序排列，每一分部按施工分项顺序排列。

5、幕墙、装饰等分包工程的材料，参照房屋建筑土建工程的材料排列顺序排列。

6、检验质量验收记录中包含钢结构隐蔽记录、砂浆配合比、砂浆试验报告、焊接试验报告等材料，且报验单上明确注明的，应保持材料的原始结构，不应分开。

7、图纸目录未标明设计变更而有设计变更内容的，组卷时设计变更单放置图纸最前面。有修改的图纸，放置被修改图纸前面。每一专业按图纸封面、目录、设计变更单(图纸未标明)、图纸(图号递增顺序)顺序依次排列。

图 纸按专业顺序排列。其中，建筑安装工程按建筑、结构、给排水、电气、燃气、消防、通风、空调、建筑智能化、电梯工程等专业排序。室外工程按总平面布置图、 竖向布置图、管网综合图、室外专业图的顺序排列。市政基础设施竣工图分专业、分阶段顺序进行排列。但成套图纸有图纸目录的，排列顺序以目录排列。

六、组卷

1、房屋建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等5 部分。组卷时，按建设程序划分的5 部分分别组卷，每一部分组成一卷或若干卷。原则上每卷厚度为20mm-40mm。

2、工程准备阶段的文件与监理文件数量较少，可合并组成一卷。

3、工程文件中，如桩基施工材料、分包施工材料、分部检验批质量验收记录、专业竣工图等材料较多时，可单独组成一卷或若干卷。其前面项不足一卷时，可与后面项组成一卷，所组卷号应排在其卷号前。

4、施工文件中，水电材料一般单独组成一卷或若干卷，不与土建工程合并组卷。当水电材料分别报送时，水电材料也可以分别组卷，不要求合并。

消防、空调、智能化、电梯等施工材料，较少时可合并组卷，较多时视具体情况，可按项分别组成一卷或若干卷。其卷内内容排列参照土建工程材料、

5、市政基础设施工程文件组卷参照房屋建筑工程文件组卷方法，其中施工文件按分部工程、专业或阶段等分别组卷。

6、不同载体的文件材料应分别组卷。

七、整理

组卷后，为保证档案无整理遗漏，应采用按页整理的原则，从首页到次页、再到第三页依次整理。整理内容包括裱糊、剔除、复制、折叠。上下倒置的将文头向上。左右倒置的将文头相左。并进行裱糊、去除金属物、纸张折叠等操作。同时检查排列是否有遗漏、掉页现象。

1、裱糊：将破损、幅面过小或不规则的文件纸张，如材料合格证、小于16K文 件纸张等，使用胶水、糨糊等托裱在其他符合要求纸张上。胶水、糨糊不宜使用过多，以粘牢即可。原则上一张一托裱。对合格证等较小的纸张，可多张托裱在一张 符合要求的纸上，但所托裱的内容不应重叠、交叉。左侧有字并在装订时影响内容的需在左侧进行裱糊，裱糊后为统一纸张大小，右侧需折叠。

2、剔除。整理过程中应除去重复件。

为防止文件纸张因锈蚀而受到损害，在整理过程中，应该去除订书钉、回型针、大头针、燕尾夹等装订用品。

非金属物装订用品如塑料文件夹，是档案在初步整理过程中使用的材料，在整理过程中也应去除。

对于分类封面、隔页纸、空白纸、目录等无档案内容，或是档案初步整理过程中形成的纸质材料，也应去除。但有签字手续的材料清单、材料汇总表和加盖竣工图章的图纸封面及目录等建设过程中形成的文件材料应该归档。

3、复制。对传真件、金属载体的材料合格证等，由于字迹耐久性较差和不宜保存，应采用复印的方式进行复制。复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

4、折叠。超大纸张按A4(210mm×297mm)幅面折叠，折叠时，尽量减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外，并且从下边(或上边)、右边向里折叠，折叠成手风琴式。包括图纸在内的超大纸张，按要求需装订的，折叠时应留出左侧装订位置。为方便编号和查阅，应单张折叠。

竣工图一般都是规范幅面，折叠前应先裁除毛边，保留边框，按A4幅面折叠成手风琴式图样，并露出图号。图号位于右下角或右上角，并宜阅览。竣工图一般不装订，即不需留左侧装订位置。

八、编号

案卷内有书写内容的页面一律要求编写页号。统一印刷的材料分两种情况，一是合同书等文本文件、竣工报告封面和只有工程名称、无测试和检验等内容的材料应编号。二是质量检验批背面的说明内容等固定内容与本工程无紧密联系的，不要求编号。

1、卷内文件按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始，按顺序编写流水号。

2、单面书写的文件编写在右下角。双面书写的文件，正面编写在右下角，背面编写在左下角。有托裱的，不论所托裱内容多少均以一页编号。折叠后的图纸一律在右下角，且在图纸标题栏外面。手风琴式样的单张图纸，不论左右折叠次数，均按一张图纸编号。

3、印刷成册的科技文件材料，自成一卷且有完整页码的，不必重新编写页码。

4、成套图纸的封面、目录均应编写页码。

5、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

九、著录

著 录分为工程项目管理、工程规划管理、用地规划管理三类，每类分为工程著录和案卷著录两个步骤，先工程著录，后案卷著录。打开档案整理框，界面弹出一般案卷 管理、工程项目管理、工程规划管理、用地规划管理四类。一般案卷管理著录非其他三类的档案，工程项目管理类著录建设工程项目，工程规划管理类著录规划许可 证(包括临时)，用地规划管理类著录用地许可证。

(一)工程著录：在打开工程项目管理类(工程规划管理类或用地规划管理类)后，界面弹出工程著录单，点击“添加”工 具栏，依照工程竣工档案基本情况登记表及移交书填写相关信息，并按确定键予以保存。市政基础设施类需填写起止点、长度，房屋建筑类需填写结构类型、幢数、 层数、建筑面积、用地面积，规划管理类需填写申请时间、批准时间。档号即分类号，分类号是依据分类大纲制定的，结合工程类型、性质点击“…”框选择符合分类要求的分类号予以确定。总卷数和总页数在档案著录后自动生成，总卷数是依据档案组卷数确定，总页数是依据档案每卷编号汇总确定。

(二)案卷著录：在工程著录单中选中所要进行案卷著录的工程名称，点击案卷著录单，再点击“添加”工具框，进行第一卷案卷著录，完成后确定，再点击“添加”工具框，进行第二卷案卷著录，完成后确定，以此类推，直至整个工程所有案卷全部著录完毕。

案卷著录分为封面著录和目录著录。封面著录和目录著录完成后，备考表自动生成。

1、封面著录中，档号和总登记号自动生成。存放位置应该事先查看库房具体排架位置，从而予以确定。

案卷题名应包括工程名称、专业名称和卷内文件的内容。案卷题名应规范、专业、简明、准确，能清楚地揭示卷内文件的内容。卷内文件内容较多时，可根据内容重要程度和档案报送内容等有选择性的著录，做到字数以不超过100字为限。

如：鑫冠大厦开竣工报告、图纸会审、设计变更、施工组织设计、定位放线记录

又如：天桥南路一标段改造开竣工报告、图纸会审、设计变更及工作联系单、施工方案及施工组织设计、建筑定位记录、测量复核记录及报验单

又如：市开源房地产开发有限责任公司联盟村甲1住宅楼建设工程规划许可证

又如：市建设小学教学楼改造工程项目拟建工程选址审查意见

但房屋建筑工程民用住宅类应采用公安部门给予的栋号，施工工程号用小括号标注于后。

如：官塘新村第156栋（翠竹苑二期A标乙1）住宅楼水电产品质量合格证、水电安装记录及报验单、水电隐蔽工程检查记录、水电测试记录、水电分部工程质量验收记录及报验单

责任者应填写案卷内文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。建设工程类档案责任者为建设单位，管理类档案责任者为管理部门。

移 交单位为档案移交的单位，一般是建设单位。但档案全是施工资料组成的，移交单位也可以是施工单位。总页数、文字页数、图纸张数、照片张数、卷内文件开始时 间、卷内文件结束时间等由后面的目录著录自动生成。保管期限一般均定为永久。立卷人为档案整理人，我馆定义为档案移交人，立卷时间我馆定义为移交时间。审 核人指档案管理室具体审核人员，审核时间一般为案卷著录时间。审核意见我馆著录时定义为“同意进馆”。

2、在案卷著录单中，点出案卷题名所对应的“卷内文件”栏， 进行目录著录。档号自动生成。文件编号依据文件内容确定，有编号的填写编号，无编号的不填。文件题名填写文件内容名称。保管期限我馆定义为永久，成文日 期、文字页数等依据文件内容如实填写。填写完成点击确定后生成第二条文件目录，以此类推，直至著录完一个案卷的所有目录。

凡原有图纸目录，只作为图纸的一部分，不得代替卷内目录，卷内目录应重新编制著录。

十、打印

打开已经著录的工程类别，点击打印框，根据总登记号或档案设置所需打印的内容。打印前应预览打印内容，以确保打印内容正确、完整，避免造成误打或错打。打印纸张封面和备考表采用120g 打印纸，目录采用70g打印纸，脊背和档案盒封面采用A4可取纸。

1、打印封面、目录和备考表：选择打印套表，设置总登记号或档号，点击打印。

2、打印脊背：选择打印脊背，设置总登记号或档号，点击打印，弹出案卷脊背制作界面。选择相同的脊背规格，点击打印的内容。需要追加的点击“是”，追加的内容即在同一张脊背上，这种情况适用一盒装两卷及以上的档案。否则点击“否”即不予追加。

打印脊背前，先依据库房档案柜(密集架)库、列、柜、层四档设置该卷档案的具体存放位置。打开案卷著录界面，点击该卷档案案卷题名，在案卷著录单“存放位置栏”中填入该卷档案适当的存放位置，并保存。

十一、装订

由于城建档案材料较多，组卷一般较厚，从保护档案的角度，采用“三孔一线”左侧装订。装订时，应将文件左、下边对齐。装订要求整齐、结实、美观。

打孔钻头直径一般为1.2mm或1.4mm。打孔位置在打印的档案封面装订线上有明显标志。但一般距左侧15mm－20mm，打孔时以实际情况为准，既要保持卷内文件内容不被压盖，又要保持卷内文件材料不脱线、掉页。装订线分三种：粗、细、特细，一般采用第二种。装订时从背面用双股线穿过，在三孔之间走“8”字型路线，最后在背面中间孔处打结，并系紧、系牢。

十二、装盒

档案装盒一律采用竖式。将打印好的可取纸裁成与档案盒脊背同规格，贴在档案盒脊背上，粘紧、刮平。档案盒厚度分为20mm、30mm、40mm、50mm等几种，每卷档案最后装盒时应选择适当厚度的档案盒。