为有效地保护和利用连云港市规划业务档案，充分实现档案信息资源共享，规范档案查阅，根据《中华人民共和国档案法》、《保密法》以及政务公开的有关规定，结合本市具体情况，特制定本规定。

 城市规划业务档案是城市规划管理部门在进行城市规划和城市规划管理过程中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件、材料，是城市规划建设管理的依据，是城建档案的重要组成部分。

规划业务档案的管理工作实行城建档案馆集中管理与局档案室管理相结合的原则，在维护城市规划档案完整与安全的基础上，便于市规划局和社会各方面对城市规划档案的利用。

    一、规划业务档案的移交

1、各处室形成的归档材料，经处室负责人复核，及时向局档案室移交。

2、规划业务档案中具有永久保存价值的档案，自档案形成之日起由局档案室保管使用3-5年后向市城建档案馆移交；规划业务档案中具有长期保存价值的档案，由城市建设档案馆根据城市建设的需要选择接收。

3、向城建档案馆移交的档案，规划局档案室要提供档案移交清单（移交清单包含项目移交清单和项目内容移交清单并注明原件还是复印件），移交人、处室负责人和接收人分别签字认可。

4、 向城建档案馆报送的所有档案材料应当完整准确、排列有序、字迹工整、有利于长久保存，归档的照片应附简要说明（主要包括建设单位、项目名称、时间、地点、 人物、背景、摄影者等）。案卷质量符合《江苏省城建档案案卷质量标准》规定的要求。归档材料不全、不准确的，应在移交清单上注明原因，并明确补正所缺材料 时限。

二、规划业务档案查阅利用管理

规划业务档案查阅利用管理，要做到既有利于广大公民的知情权，又保证档案的涉密要求；即方便规划局各部门之间工作的协调配合、又保证档案的安全完整和保证档案的历史原貌的原则。在档案查问利用时要遵行以下规定：

（一）市规划局内部工作人员调阅

1、本局有关人员查阅建设工程、用地、规划、市政、村镇、方案等规划管理档案，只限在馆内。

2、档案原件原则上不许借出馆外；若确因工作需要借出档案的，须经分管形成该档案部门的领导同意；借出档案的人员负责对该档案在馆外的保密和安全要求，对档案原件的真实性负责，确因工作需要发生变化的，要有相应变更依据和结果。

3、查档、借档人不得损毁、涂改档案，如需摘录或复制档案，必须征得档案管理人员同意。

4、查借档案必须注意保密，不得将档案私自转借、公布、展出或提供给外单位（人）复制利用。

5、查档人员一律按照档案馆查档制度办理登记、借阅手续。

6、对符合查档要求复印、摘抄的档案要加盖档案证明章方能拿出馆。

7、不得带局外人员查阅、复印项目审批过程中形成的规划管理档案。

8、查借档案须在1周内还档。

9、还档时办理交接手续，档案管理人员必须当面清点交接，避免缺档、损档等现象，确保档案安全。

（二）外单位人员调阅规划业务档案

1、外单位（人）调阅规划业务档案范围：可查阅的档案资料指已经市规划行政主管部门审批后整理登记的公开文件及图纸。　　

    2、公民、法人或其他组织进行修建、改建、扩建项目，申请查阅档案的，由局法规处室提出办理意见后查阅。

    3、纪检、检察、审判、公安、国家安全等机关因办案需要，申请查阅档案的，由局监察室提出办理意见后查阅。

   其他外来查阅档案的，由局法规处负责提出办理意见后查阅。

     4、查阅本单位或个人规划建设项目档案，应持有下列证据并经档案馆审查后方可查阅。

    ⑴单位：持介绍信（介绍信注明查阅者的身份和查阅档案的目的、范围）、查阅人身份证及复印件；

    ⑵个人：持建设项目相关手续或房产证明或土地证明或购房合同及复印件和个人身份证原件及复印件。

   ⑶ 个人委托他人查阅本人档案的，受委托人应携带委托书原件，并持委托人与受委托人的身份证原件及复印件和房产证明或土地证明或购房合同及复印件。继承人查阅 档案另应提交产权人死亡证明原件、关系证明原件。监护人另应提交监护关系证明原件（户口或父母单位、居民委员会、村民委员会证明）。

    ⑷纪检、检察、审判、公安、国家安全等机关案件承办人查阅档案的，应持有介绍信原件、工作证原件及复印件。

   ⑸ 律师作为诉讼代理人查档的，应持有律师（法律）事务所介绍信原件（应写明查阅事项）、律师执业证书原件及复印件、房屋权利人委托证明书原件与权利人身份证 原件及复印件；律师持人民法院出具的委托调查令原件查档的，应同时携带律师执业证书原件及复印件；持法律工作者证查阅房产档案的，需提交律师（法律）事务 所介绍信原件（写明查阅事项）、经过年检的法律工作者证原件及复印件、房屋权利人委托证明书与权利人身份证原件及复印件。

     ⑹经批准查阅档案的，只准在档案室内查阅，档案原件不外借。 

5、查档、借档须办理登记手续，由查档、借档人登记档案内容、姓名和时间。

6、查档、借档人人员要爱护档案，查阅时，不得随意勾画、圈点、涂改、增删或损坏。

7、查阅档案时，管理人员应陪同在场。查档人员抄录或复制档案的，需经馆领导批准同意，并由管理人员陪同前往。案卷严禁擅自拍摄和描绘。

8、查借档案必须注意保密，不得将档案私自转借、公布、陈列、展出或提供给外单位（人）复制利用。

9、还档时办理交接手续，档案管理人员必须当面清点交接，避免缺档、损档等现象，确保档案安全。