为加强建设工程档案的收集、整理工作，统一建设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）特制定本规定。
本规定适用于本城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建工程和重要部位的维修工程，包括市政工程、公用设施、交通运输工程、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、人防、军事工程、水利、防灾及地下管线等建设工程。
建设工程文件的整理
一、建设工程文件的归档范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
广州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A1, 广州市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A2, 广州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A3。
二、建设工程文件归档的质量要求
1．归档的工程文件应为原件。
2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。
7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8．所有竣工图均应加竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
竣工图示例如下：80
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竣 工 图
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施工单位
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编 制 人
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审 核 人
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技术负责人
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编制日期
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监理单位
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总 监
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现场监理
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9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的，应当重新绘制竣工图。
10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3---89）。
三、建设工程文件的立卷
1．立卷的的原则与方法：
立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。
2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A1、附录A2、附录A3的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。
3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过4厘米。印刷成册的工程文件保持原状。
4．案卷的编目：
（1）卷内文件页号的编制：
卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
（2）卷内目录的编制：
卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B。
序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称。
日期：填写文件形成的日期。
页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
（3）卷内备考表的编制：
卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式应符合附录C。
卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（4）案卷封面的编制：
案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面样式应符合附录D。
档号、档案馆（室）号和缩微号由广州市城市建设档案馆填写。
案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由①工程名称、②分部工程或专业名称、③卷内文件内容三部分构成，其中卷内文件内容必须是《广州市建筑工程档案移交一览表》、《广州市市政工程档案移交一览表》、《广州市管线工程档案移交一览表》中所列的案卷内容（标题），且最多不得超出24个汉字。
当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。
编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。
卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。
委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。
5．案卷装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
6．案卷的装盒：卷盒应按广州市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）规定的样式（样式见附录D、E），建设工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒。
卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。
四、建设工程文件归档的时间、套数要求
1.归档的时间：
根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。
勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据市城建档案馆的要求对文件完整、准确、系统情况进行审查。审查合格后向建设单位移交。
2．归档的套数：
工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交市城建档案馆。勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。
建设工程档案的预验收
建设单位在组织工程竣工验收前，须提请市城建档案馆对工程档案进行预验收，具体按《广州市建设工程档案预验收规定》（穗建档[2002]15号）执行。建设单位未取得市城建档案馆出具的《建设工程竣工验收档案认可书》，不得组织工程竣工验收。
建设工程档案的移交
市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。
列入市城建档案馆接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向市城建档案馆移交一套符合规定的建设工程档案（原件）。
停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
建设工程文件立卷装盒后，由建设单位汇齐全部建设工程档案，送市城建档案馆检查审核，符合规定的办理移交，不符合规定的，整改合格后，再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交建设工程档案时，应办理移交手续，提交《城建档案移交目录》（附电子文件），双方签字、盖章后交接。
《城建档案移交目录》必须装订成册，由以下内容组成：
1．建设工程及档案概况表（样式见附录F1、附录F2、附录F3、附录F4）
2．城建档案移交书（样式见附录G）
3．案卷目录（样式见附录H）
4．全部案卷的卷内目录（样式见附录B）
5．城建档案移交目录封面（样式见附录I）
附件：
1．广州市建筑工程档案移交内容一览表和卷内目录
（附录A1、附录A2、附录A3）
2．卷内目录（附录B）
3．卷内备考表（附录C）
4．案卷封面（附录D）
5.案卷脊背（附录E）
6．建设工程及档案概况表（附录F1、附录F2、附录F3、附录F4）
7．城建档案移交书（附录G）
8．案卷目录（附录H）
9．城建档案移交目录封面（附录I）