1 目的与范围
    1.1 目的
    为加强我市声像档案管理,理顺声像档案管理工作流程,有效收集、保管和利用声像档案,制定本规则。
    1.2 适用范围
    本规则适用于本市党政机关、人民团体、国有企事业单位,其它社会组织可参照执行。
    2 声像档案含义
    本规则所称声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的以照片、声音、影像等多种媒体为主要表现方式,并辅以文字说明的历史记录。
    3 收集范围
    3.1 反映本单位或本地区概况、历史沿革的声像材料;
    3.2 历届领导人的照片(包括标准照、工作照及领导班子合影);
    3.3 反映本单位或本地区重要活动的声像材料。
    3.4 与本单位有关的重要会议或活动形成的声像材料。
    3.5 市级以上领导(含市级)到本单位、本地区视察、检查工作形成的声像材料。
    3.6 国内外知名人士、模范人物在讲学、表演以及其他活动中形成的与本单位有关的声像材料。
    3.7 本单位或本地区在涉外活动中形成的声像材料。
    3.8 反映本单位或本地区城乡建设、主要产品、重点工程(包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等)的声像材料。
    3.9 反映本地区地理概貌、名胜古迹、自然风光、民风民俗和著名人物的声像材料。
    3.10反映本单位或本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害等声像材料。
    3.11 本单位或本地区举办的各类文体活动。
    3.12 其它应归档的声像材料。
    4收集要求
    4.1 应归档声像材料必须具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、内容全面、重点突出、未加修饰等特点。
    4.2 用数码相机拍摄的归档照片像素一般不低于1024*768,按JPEG标准格式存储,数码照片按4D标准冲晒,胶卷照片按4R标准冲晒。
    4.3 收集的录音材料按AVI、MP3标准格式存储;收集的录像材料按MPEG-2或MPEG-4标准格式存储。
    4.4声像档案的文字说明由收集、拍摄人及时拟写。
    4.5声像档案文字说明必须准确完整,具备时间、地点、人物、事件、背景、拍摄者或来源等拍摄要素。
    5 归档时间
    声像材料及其说明文字在形成后一个月内移交单位档案室集中归档保存。
    6 归档份数
    照片档案采用“双套制”管理,即同一内容的纸质照片和数码照片各归档一份;录音、录像等声像材料按原格式归档一份,如是模拟信息应在归档时按本规则4.3的要求转换为数字格式归档一份。
    7 归档要求
    7.1 每份声像档案应进行归档范围、保管期限、密级、真伪的鉴定,并赋予鉴定标识。
    7.2 归档范围按本规则3的要求执行。
    7.3 声像档案的保管期限根据档案内容的重要程度分为永久、长期、短期三种。
    7.4 声像档案密级划定按《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》及其它相关规定执行。
    7.5 声像档案按“大类--保管期限--年度”分类,分类要保持前后一致,不应随意变动。
    7.6 声像档案的著录按《档案著录规则》或《中山市数字档案馆机读目录著录规则》执行。
    7.7 归档照片统一采用组卷归档方式。
    7.7.1 反映同一事件内容的若干张照片为一组,一组为一卷。必须撰写组文字说明,组文字说明应综合事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者或来源等要素概括该组照片 所反映的全部信息。对于科学技术方面的声像档案,还要注明项目名称、科研课题、设备、产品名称及主要特点。
    7.7.2单张照片的文字说明应包括照片所反映的事件内容、主要人物(姓名、职务、所在位置)等,翻拍照片应在照片文字说明后加括号注明翻拍人和翻拍日期。
    例1:反映2005年“3.28”招商会大会会场的一张归档照片的文字说明,不能只写“大会会场”,而应写明“2005年‘3.28’招商会大会会场”。
    例2:某副省长参观2004年‘3.28’招商会展区的一张归档照片的文字说明,应写为“某副省长(左二)在认真观看‘3.28’招商会展区展品”。
    例3:由张三翻拍的某张解放前照片的文字说明应著录为:“土地革命时期中共中山支部成立旧址(张三2003年4月20日翻拍)”。
    7.7.4 大幅照片应与标准幅面照片统一编档号,另行存放的在“参见号”中注明排架号。
    7.8 照片档号构成方式为:全宗号/大类代码/保管期限代码/年度/组号/张号。
    例:市水利局2006年产生第一次活动的第一张需长期保存的照片,档号编为: 29/F3/2/2006/1/1。
    7.8.1照片的大类代码统一为“F3”。
    7.8.2 照片的保管期限代码:永久为1,长期为2,短期为3。
    7.8.3年度是指照片内容的年度,年度不明的用“0001”代替,归为一类集中存放,待年度考证后,再放入相应年度的照片册内。
    7.8.4每年同一保管期限照片的组号均从“1”起编顺序号。
    7.8.5每组照片的张号均从“1”起编顺序号。
    7.9 纸质照片背面应注明该照片的档号。
    7.10底片号构成方式为:全宗号/张号。
    7.11 录音录像档案采用按“件”归档管理,文字说明的编写按照片档案组说明的编写要求执行。同一责任者形成的一次活动的录音或录像为一件,一个载体存储多个活动则为多件,一次活动在多个载体存储,按一件管理,著录时将多个“载体编号”登记在“参见号”项目中。
    7.12 录音录像档案档号构成:全宗号/大类代码/保管期限代码/年度/件号。
    例:古镇镇政府人员拍摄的2005年中国(古镇)灯饰博览会开幕式录像因时间较长,录了二盘录像带,两盘录像带编同一档号, 档号为121/F1/2/2005/1;载体编号编为两个号(假设归档光盘已开始编第5条目录),载体编号为121/CD/5/1;121/CD/5 /2。
    7.12.1 全宗号、保管期限代码、年度和照片档号相关项的要求相同。
    7.12.2录像档案的大类代码统一为“F1”,录音档案的大类代码统一为“F2”。
    7.12.3每年同一保管期限录音录像档案的件号均从“1”起编顺序号。
    7.13录音录像档案一般按原始状态采用光盘存储,有条件的单位可同时转换为MP3或MP4格式,编辑后以“件”为单位采用磁盘方式存储一份,以便于在线利用。
    7.14 录音录像档案应在著录时注明“文字说明”、“摄录者”、“摄录日期”、“播放起止时间”、“制式”、“文件格式”、“播放软件及版本”等信息。
    7.15 参见号:和声像档案相关的其它档案档号、资料编号或其它存储载体的载体编号等。
    例:在著录中山2005年“3.28”招商会的照片档案时,如有相关的文书文件归档,则在参见号中著录它们的档号或资料编号。格式为:16/A/2/2005/15;16/A/2/2005/54。
    7.16 制作目录
    声像档案应制作《照片档案(组)目录》(附件1)、《录音录像档案目录》(附件2)。
    7.17照片装册
    7.17.1 照片册背脊(附件3)上应注明“全宗号”、“保管期限”、“年度”、“册内起止组号”。
    7.17.2组文字说明标签(附件4)应注明“档号”、“组文字说明”、“保管期限”、“起止日期”、“拍摄者”、“照片张数”、“参见号”等信息;单张 照片文字说明标签(附件5)应注明“文字说明”、“照片档号”、“底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄日期”等信息。
    7.17.3 照片册按年度顺序排架。
    7.18 载体管理
    7.18.1载体编号构成:全宗号/载体代码/目录号/载体顺序号。
    例:中山市小榄镇形成的第一张光盘的“载体编号”为:119/CD/1/1。
    7.18.1.1 全宗号为档案载体保管单位的全宗号。
    7.18.1.2 载体代码是指声像档案存储载体的代字,一般用存储载体名称英文字母缩写表示,如唱片(RCD)、胶片(FLM )、胶卷(FLM)、录音带(TP)、影像带(VTP)、磁盘(DSK)、光盘(CD)等。
    7.18.1.3 目录号用阿拉伯数字表示,每种载体均从“1”起编目录号,当同一目录号内的载体数量超过1000时应换目录号。
    7.18.1.4 载体顺序号用阿拉伯数字表示,每条目录均从“1”起编顺序号。
    7.18.2 存储载体表面必须注明“载体编号”、“载体内容所属起止年度”、“载体内容档案大类”等信息。
    7.18.3 存储载体按“载体代码”分类存放。
    8 保管
    声像档案的保管要求按《照片档案管理规范(GB/T 11821-2002)》、《磁性档案载体管理与保护规范(DA/T15-95)》中的保管条款执行。
    9 附则
    9.1 本规则自发布之日起实施。本规则实施前已整理归档的声像档案按原方法保管;实施后整理归档的声像档案按本规则执行。
    9.2 本规则由中山市档案局(馆)负责解释和修订。