湘建[2001]255号
各市、州建委、规划局、建工局、房地局、城建（公用事业、市政管理）局：
为了认真贯彻国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、国家建设部第78号令《房屋建筑工程和市场基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，切实加强建设工程竣工档案管理工作，确保建设工程竣工档案完整、准确、及时地报送城建档案馆（室），现就有关规定和要求通知如下：
一、凡是在城市规划区内的所有新建、改建、扩建的房屋建筑工程，城市基础设施工程（各种管线），建设单位必须在工程竣工验收后6个月以内向所在地城建档案馆（室）报送建设工程档案。
二、建设单位在办理建设工程规划许可证前，必须到所在地城建档案管理部门签字《报送建设工程竣工档案责任书》（见附件一），作为规划管理部门和建筑管理部门办理其建设工程规划许可证和施工许可证检验材料之一。
三、有关单位在编制竣工档案时，必须明确分管档案工作的领导，确定熟悉业务的档案资料员。填写《建设工程档案工作终身责任人登记表》（见附件二），明确竣工档案编制责任。各城建档案馆（室）应对归档范围内的建设工程档案进行监督指导。
四、建设单位在工程验收前，应将编制的工程竣工档案资料报送城市建设档案管理机构进行工程档案专项验收及认可。取得城建档案管理机构出具的《建设工程档案初验认可证》（见附件三）后，方能进行建设工程竣工验收。否则，建设工程质量监督部门不予验收备案。
五、竣工验收备案后，建设单位必须将初验整改后的一套完整的工程竣工档案及经建设行政主管部门核发的《建设工程竣工验收备案表》报送所在地城建档案馆 （室），申领《建设工程档案合格证》。凡未取得《建设工程档案合格证》（见附件四）的项目，规划部门不得换发规划许可证正本，房地产部门不得办理产权证。
六、重点工程建设单位仍按湘档[1999]11号文件规定，填报《重点建设项目档案管理登记表》，并及时报送所在地城建档案馆（室）和档案行政主管部门。
七、凡不按规定编制和报送各类建设工程竣工档案的部门和单位，根据国务院《建设工程质量管理条例》第五十九条规定，处一万元以上十万元以下的罚款。
八、《报送建设工程档案责任书》、《建设工程档案工作终身责任人登记表》、《建设工程档案初验认可证》、《建设工程档案合格证》由省建设厅统一印制。
九、建设工程档案统一用国际标准A4号纸，按规定装订存档。
十、本规定自发文之日起执行。