第一章  总    则 
 

第一条   为了加强对我省重点建设项目档案验收的管理,规范项目档案的验收工作,根据<<中华人民共和国档案法>>、国务院<<建设工程质量管理条件>>、<<湖南省档案管理条例>>和国家有关规定,制定本办法.

 

第二条   本办法所指的我省重点建设项目,以湖南省建设厅、省发展计划委员会每年发布的重点建设项目名单为准.

 

第三条   全省重点建设项目(以下简称项目)档案是指从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产的全过程中形成的,应当归档的各种载体的文件材料.

 

第四条   各项目法人单位应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理.

 

 

第五条    根据统一领导、分级管理的原则,项目档案验收的组织工作由省档案局和省建设厅共同组织,并报建设部、国家档案局备案;

 

第六条    项目档案验收时、由验收组织单位负责组织档案验收小组,对项目档案进行验收.

 

第七条    档案验收小组的组成:

 

一、验收小组由省档案局、省建设厅、省重点办、重点建设项目所在的市(洲)档案局和重点建设项目的主管部门档案机构等人员组成.凡在城市范围内的重点建设项目,必须有项目所在地的城建档案部门人员参加.

 

二、档案验收小组至少应有3-5名国家级、省级评审员参加.

                    

 

第八条   项目单位在项目竣工验收前一个月向档案验收组织单位报送档案验收登记报告,并填报<<湖南省重点建设项目档案验收记录表>>(见附件一).

 

第九条  申请项目档案验收的条件

 

一、   项目主体工程和铺助公用设施,已按照设计建成;

 

二、   项目试运行各项指标考核合格;

 

三、   完成了项目全过程文件材料的收集、归档工作;

 

四、   根据需要编制项目的2-3套竣工图;

 

五、   基本完成了文件材料的组卷、分类、编号等系统化整理工作;

 

六、   编制了项目档案工作情况说明以及项目档案的案卷目录.

 

第十条   项目档案验收之前,项目法人单位应组织项目设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作,并根据国家有关档案验收的依据和要求,对照<<湖南省重点建设项目档案验收标准>>(见附件二)逐项自检.

 

    档案验收申请报告的主要内容包括:项目建设慨况及项目档案管理慨况;项目档案工作的管理体制;项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况;项目档案的完整、准确、系统、完全性的评价;竣工图的编制情况及质量;项目档案在施工、试生产中的作用;填写附表:条目包括单项、单位工程名称、文字材料(卷、页) 、竣工图(卷、页);档案工作中存在问题及解决措施.

 

 

第十一条  项目档案的验收工作应在工程验收前,由验收组织单位单位负责召集档案专项验收.

 

第十二条  项目档案专项验收会议由档案验收小组全体成员和项目法人单位的有关人员参加,并邀请设计、施工、监理单位的有关专业人员列席会议.

 

第十三条  项目档案专项验收会议的主要内容:

 

一、     验收组织单位有关人员主持验收会议,通过档案验收小组名单;

二、   听取项目法人单位汇报项目档案管理总体情况,了解项目建设及其档案管理工作的执行过程与现状;

三、   抽查项目档案实物,并检查档案库房及设施设备;

四、   验收小组对照<<湖南省重点建设项目档案验收标准>>,对项目档案质量进行综合评价,确定等级,重点评价项目档案的完整、准确、系统;

五、   形成对项目档案的验收意见
 

第十四条  对项目档案的验收,必须抽查一定数量及比例的档案案卷.凡项目档案数量超过2000卷的,抽查10%-15%的档案;数量在1000卷以下的,抽15%-30%的档案.

 

第十五条  项目档案验收意见的主要内容:

 

一、     项目建设慨况.

二、   项目档案管理情况.包括项目档案工作的管理体制;项目档案的形成、累积、整理与归档工作情况;项目档案的完整、准确、系统、安全性的评价;竣工图的编制情况及质量;项目档案的数量;项目档案验收工作的组织及抽查档案的数量;档案验收的结论性意见.

三、   存在的问题与整改要求.

 

第十六条    项 目档案管理等级分为优良(85分以上,含85分) 、合格70-84分,含70分) 、不合格(70分以下)三个等级.凡档案专项验收不合格的项目,验收组应提请项目法人单位限期于项目竣工验收前对存在问题进行整改,并酌情安排档案的复查 工作.整改后复查仍不合格,项目档案验收不予通过.

 

第十七条    凡属城市范围类的项目档案验收后,必须取得验收小组指导意见和城建档案管理机构出具的<<建设工程档案初验认可证>>,方能进行工程竣工验收.否则,建设工程质量监督部门不予验收备案.

 

第十八条     城市范围内的重点建设工程,竣工验收备案后,属城建档案馆归档范围的,项目单位应在三个月内将一套完整的工程竣工档案向所在地城建档案馆移交,并申领由省建设厅印制的<<建设工程档案合格证>>

 

第十九条     凡不按规定编制和移交重点工程档案的部门和单位,根据国务院<<建设过程质量管理条例>>第五十九条规定,由建设行政主管部门或者其他有关部门处一万元以上十万元以下的罚款.

 

 

第二十条    本办法由湖南省建设厅、省档案局负责解释.

 

第二十一条   市、洲级重点建设项目的档案验收工作,可参照本办法执行或制定具体的实施办法.

 

第二十二条  国家重点建设项目、国家有关部委在湘(含中央管的企业)的重点建设项目的档案验收,按照国家有关规定执行.

 

第二十三条   本办法自颁布之日起执行.