第一部分：电子文件归档与档案管理
1 范围
本标准规定了 CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储 CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／ T 7408 — 1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法（ eqvISO 8601 ： 1988 ）
GB ／ T 8566 — 1995 信息技术 软件生存期过程
GB ／ T 8567 — 1988 计算机软件产品开发文件编制指南
GB ／ T 9385 — 1988 计算机软件需求说明编制指南
GB ／ T 9386 — 1988 计算机软件测试文件编制规范
GB ／ T 17678.2 — 1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构
GB ／ T 17679 — 1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试
GB ／ T 17825.1 — 1999 CAD 文件管理 总则
GB ／ T 17825.2 — 1999 CAD 文件管理 基本格式
GB ／ T 17825.3 — 1999 CAD 文件管理 编号原则
GB ／ T 17825.4 — 1999 CAD 文件管理 编制规则
GB ／ T 17825.5 — 1999 CAD 文件管理 基本程序
GB ／ T 17825.6 一 1999 CAD 文件管理 更改规则
GB ／ T 17825.7 — 1999 CAD 文件管理 签属规则
GB ／ T 17825.8 — 1999 CAD 文件管理 标准化审查
GB ／ T 17825.9 — 1999 CAD 文件管理 完整性
GB ／ T 17825.10 — 1999 CAD 文件管理 存储与维护
3.1 电子文件 electronic records
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2 CAD 电子文件 CAD electronic records
3.3 电子档案 electronic archives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由 CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。
4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。
4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“ CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。
4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成 CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
4.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。
4.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
4.7 归档的 CAD 电子文件格式应符合 GB ／ T 17825.1 ～ 17825.10 中 CAD 文件管理的各项规定。
在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用 CAD 技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：
5.1.1 图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；
5.1.2 图形文件：由 CAD 系统生成的二维、三维图形文件；
5.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
5.1.4 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
5.1.5 计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
5.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
5.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。
5.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。
5.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录 A 中表 A1 、表 A2 。
5.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录 A 中表 A3 。
5.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。
5.2.6 积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。
5.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见 6.1 。
5.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。
6.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。
6.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
6.1.2.1 图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
6.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。
6.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
6.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。
6.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
6.1.3.1 编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：
a)档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。
b)项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。
G- 图形文件 I- 图像文件 D- 数据文件 T- 文本文件 P- 计算机程序
如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。
d)光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。
6.1.3.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母 A 或 B 表示。 A 表示封存保管； B 表示查阅利用。
6.1.3.4 密级：盘内存储的电子文件的最高密级。
6.1.3.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6.1.3.6 软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。
6.1.3.7 归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。
6.1.4 电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录 B 中表 B1 、表 B2 、表 B5 。
6.1.5.1 编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。
6.1.5.2 编写要求：文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。
归档的 CAD 电子文件光盘存储格式应符合 GB ／ T 17825.2 的规定。
6.3 归档电子文件的完整性、有效性和安全性
6.3.1 归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。
6.3.2 软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理；各阶段形成的软件说明应执行GB／T 8566、GB／T 8567、GB／T 9385、GB／T 9386的规定；软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB／T 17825.1 ～ 17825.10 CAD 文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。
6.3.3 在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
6.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。
6.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；
6.4.3 鉴定归档电子文件内容的实用价值和确定电子档案的保管期限；
6.4.4 检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件；
6.4.5 检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求；
6.4.6 检查存储归档电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性；
6.4.7 检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中，见附录 B 中表 B4 。
6.4.8 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计算机软件产品登记表，见附录 D 。
6.4.9 归档电子文件应依据 GB ／ T 17679 的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。
6.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间
产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在 3 个月内完成归档。
科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。
其他类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。
6.5.2.1 归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。
6.5.2.2 验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位，一份留档案部门备查。
6.5.2.3 归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附录C。
6.6.1 归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。
6.6.2 归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。
6.6.3 归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。
7.1.1 档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。
7.1.2 档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。
7.1.3 由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
7.1.4 存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。
7.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB／T 17825.10的规定。
7.2.2 环境温度为14℃～24℃，相对湿度45％～60％。
7.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记，检查登记表格式及填写方法见附录 B 中 表 B4 。
7.4.1 归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
7.4.2 电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。
7.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。
7.4.4 电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。
7.4.5 电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
档案部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。
电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。
7.6.1.1 检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；
7.6.1.2 检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；
7.6.1.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；
7.6.1.4 检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求；
7.6.1.5 检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
7.6.2.1 根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁；
7.6.2.2 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
A1 本附录给出电子文件积累登记表的填写格式。
A2 电子文件积累登记表纸张尺寸为 210mmX 297mm （ A4 幅面）。
A3 电子文件积累登记表线框尺寸为 160mmX 230mm 。
A4.1 封面 CAD 电子文件积累登记表（表 A1 ）
负责人：负责本项目电子文件积累人或课题、项目负责人；
A4.2 里页 1 电子文件目录（表 A2 ）
电子文件名：电子文件存储在光（磁）盘上的文件名；
光（磁）盘号：电子文件存储光（磁）盘的编号；
形成日期：电子文件产生日期，按 GB ／ T 7408 的规定表示；
A4.3 里页 2 电子文件更改记录（表 A3 ）
更改日期：更改电子文件的日期，按 GB ／ T 7408 的规定表示；
表 A1 CAD 电子文件积累登记表（封面）略
B2 电子档案登记表纸张尺寸为 210mmX 297mm （ A4 幅面）。
B3 电子档案登记表线框尺寸为 160mmX 230mm 。
B4.1 封面 电子档案登记表（表 B1 ）
归档日期：向档案部门移交归档的日期，按 GB ／ T 7408 的规定表示；
B4.2 里页 1 电子档案目录（表 B2 ）
B4.3 里页 2 电子档案更改记录（表 B3 ）
检查结论：记录归档电子文件检查以及电子档案拷贝情况，其内容包括：检查的形式、手段、结果；负责人：填写主持检查人的姓名。
B4.5 里页 4 电子档案软硬件登记表（表 B5 ）
软、硬件平台说明：适用的机型、输出打印设备的类型、型号，使用何种操作系统及其生成电子文件的软件名称、版本以及存储格式等；
表 B3 电子档案更改记录（里页 2 ） 略
表 B5 电子档案软、硬件登记表（里页 4 ）略
C1 本附录给出电子文件使用权限保护登记表的填写格式。
C2 电子文件使用权限保护登记表纸张尺寸为 210mmX 297mm （ A4 幅面）。
C3 电子文件使用权限保护登记表线框尺寸为 160mmX 230mm 。
C4 电子文件使用权限保护登记表封面、里页填写要求
C4.1 封面 电子文件使用权限保护登记表（表 C1 ）
项目名称：要求保护的课题、产品、建设项目等的名称；
C4.2 里页 1 电子文件使用权限保护登记表（表 C2 ）
实施日期：保护开始日期，按 GB ／ T 7408 的规定表示；
厂（所）领导意见：申请单位所在厂、所领导意见；
C4.3 里页 2 电子文件使用权限保护文件清单（表 C3 ）
解除日期：解除保护的日期，按 GB ／ T 7408 的规定表示。
表 C1 电子文件使用权限保护登记表（封面） 略
表 C2 电子文件使用权限保护登记表（里页 1 ） 略
表 C3 电子文件使用权限保护文件清单（里页 2 ）略
本标准规定了 CAD 电子文件在光盘中的组织结构，是进行光盘信息交换和光盘归档时的重要依据。
本标准适用于建立 CAD 电子文件光盘档案系统。
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB／T 1988 — 1989 信息处理交换用七位编码字符集（ eqv ISO 646 ： 1983 ）
GB 2312 — 1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB／T 3792.5 — 1985 档案著录规则
GB 13000.1 — 1993 信息技术 通用多八位编码字符集（ UCS ） 第一部分：体系结构与基本多文种平面（ idt ISO ／ IEC 10646.1 — 1993 ）
GB／T 17678.1 — 1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理要求
3.1 光盘信息 optical disk information
3.2 类目表 classification table
一种记录档案分类信息的文件。档案分类根据国家档案局 1991 年发布的《工业企业档案分类试行规则》和行业的具体分类规则形成，是档案检索的工具。
3.3 著录文件 description file
一种记录档案著录信息的文件，由可以揭示档案内容和形式特征的记录项组成。著录文件的内容应符合 GB ／ T 3792.5 的规定。
在每张光盘的根目录下，有说明文件、类目表、著录文件、 CAD 电子文件子目录和其他文件子目录。 CAD 电子文件子目录名为 DATA ，在该目录下，存放图形、图像、数据、文本等 CAD 电子文件。其他文件子目录名为 OTHERS ，在该目录下，存放其他辅助文件。本章规定各文件的文件名、文件内容及其数量。
4.1.2 文件内容：有关本张光盘的各种信息。至少应包括光盘参数、光盘编号、档案保管单位、光盘制作单位、光盘一致性检查单位、阅读光盘信息所需的硬软件环境。
4.2.1 文件名： CLASSIFY.LST 。
4.2.2 文件内容：有关档案分类的信息。其中每一行表示一条分类记录，每条记录中应该有类目号、上位类目号、类目名称。
4.2.4 说明 ：根据上位类目号可以建立光盘信息的树状组织结构。一级类目无上位类目号。
4.3.1 文件名： DESCRIPT.DB 。
4.3.2 文件内容：有关档案的著录信息。其中每一行表示一条档案记录，每条记录中应该有类目号、卷号、卷内序号、 CAD 电子文件名、 CAD 电子文件类型、 CAD 电子文件个数。
4.3.3 文件数量：一个或多个。当存在多个时，在 DESCRIPT 后加序号作为著录文件的名称，序号从 1 开始。
a)当一条档案记录对应多个 CAD 电子文件时，用分号分开所列的 CAD 电子文件名，或在 CAD 电子文件名的前缀后面加序号作为实际的 CAD 电子文件名。
b)当一条档案记录对应多个不同类型的 CAD 电子文件时， CAD 电子文件类型为 M 。
c)卷号为 0 的记录表示相应的档案尚未组卷。
4.4.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当 CAD 电子文件类型项为图形文件时， CAD 电子文件名项中存放的为图形文件名。
4.4.2 文件内容：由 CAD 系统生成的或其他方式产生的图形数据。
4.4.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。
4.5.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当 CAD 电子文件类型项为图像文件时， CAD 电子文件名项中存放的为图像文件名。
4.5.2 文件内容：由图纸扫描或其他方式产生的图像数据。
4.5.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。
4.6.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当 CAD 电子文件类型项为数据文件时， CAD 电子文件名项中存放的为数据文件名。
4.6.2 文件内容：各种类型设计参数和计算、分析、测试、管理等非图形数据。
4.6.3 文件数量：—个或多个，也可以没有。由著录文件决定。
4.7.1 文件名：在著录文件的一条记录中，当 CAD 电子文件类型项为文本文件时， CAD 电子文件名项中存放的为文本文件名。
4.7.2 文件内容：由字处理软件、文字识别软件生成的或其他方式产生的文本信息。
4.7.3 文件数量：一个或多个，也可以没有。由著录文件决定。
帮助阅读本张光盘的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、图形图像数据文本文件的存取和显示软件等。如果某个其他文件在著录文件的记录中对其有引用，则其 CAD 电子文件类型由制作光盘者指定，但必须在说明文件中说明。
说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合 GB ／ T 1988 、 GB 2312 和 GB 13000.1 的规定。
5.2.1 类目表和著录文件为二进制记录格式文件，由格式定义字段和数据字段两部分组成。 5.2.2 格式定义字段的格式
格式定义字段的第一项是格式定义字段的记录数，为 4 字节整数，以下是格式定义字段的各个记录，每一个记录为 76 个字节，定义数据字段的一个域：
其中，域类型用小写英文单词表示，可以采用的域类型有：字符串、整数、实数、日期、时间。规定字符串和单个字符用 string 表示， 4 字节整数用 int 表示， 2 字节整数用 short 表示，实数用 float 表示；日期用 date 表示，格式为 yyyymmdd 的字符串，这里， YYYY 、 mm 、 dd 分别表示年、月、日，位数不足时在高位补 o ；时间用 time 表示，格式为 hhmmss 的字符串，这里， hh 、 mm 、 ss 分别表示时、分、秒，位数不足时在高位补 0 。
数据字段的第一项是数据字段的记录数，为 4 字节整数，以下是数据字段的各个记录，每一个记录的格式由格式定义字段确定。
CAD 电子文件的格式应符合相应的国际标准和国家标准。如采用 CAD 系统提供的行业标准或企业标准，则必须在说明文件中指出可读取这种格式的 CAD 系统及其版本号，或在同一张光盘中保存这种 CAD 系统的可执行代码。
本附录用示例说明一张光盘的文件格式及其组织结构，供软件开发者和 CAD 电子文件存盘时参考。
下列文件是光盘根目录下的文件，其中 DATA 和 OTHERS 又是子目录。
DEM01.DXF CAD 系统产生的图形交换文件
DEM02.TIFTIFF 4 格式的二值图像文件
DEM04.DOC 字处理软件产生的文本文件
在 OTHERS 子目录下，可以存放其他一些文件。本盘不带其他文件。
光盘制作时间： 1997 年 8 月 31 日
DXF 文件：某 CAD 系统的输出文件，该系统的版本号为 XX.X
硬件环境： PC586 ／ 32M ／ 2G
TIF 文件：第 5 版本的 TIFF 4 图像压缩格式
DOC 文件：某子处理软件的输出文件，该软件的版本号为 XX.X