自一九八○年七月全国科学技术档案工作会议提出成立城市基建档案馆，集中统一管理城市基建档案和一九八○年十二月国家建委、国家城建总局联合发出《加强城市基本建设档案工作的通知》以来，在省、自治区和市人民政府及各地建委、城市建设规划部门、档案管理部门的领导与组织下，城市基本建设档案工作有了迅速的发展。目前，全国一百一十个直辖市和省（自治区）辖市中已有四十八个城市建立了城市基建档案馆，形势很好，但发展不平衡，有些省、市至今尚未引起足够的重视。为了把城建档案工作抓好，一九八一年十二月中旬，我们在长沙市召开了城建档案工作座谈会，与会同志一致认为，城市基建档案工作很重要。为进一步加强领导，推动这项工作的开展，特再通知如下： 
　　一、根据国务院一九八○年246号文件的精神，各市应当在市人民政府主管城市基本建设的市长、副市长主持下，尽快地把城市基建档案馆建立起来。城建档案工作，由市建委归口领导，城建档案馆的日常工作由哪个部门负责管理，各市可根据实际情况自行确定。城市基建档案馆全称：“××市城市基本建设档案馆”，属于科学技术事业单位。 
　　二、已成立城建档案馆的市，要尽快调配干部，（应有一定数量的工程技术干部）摸清城市基本建设档案的情况和问题，制订出开展工作的初步办法，没有库房的要积极创造条件解决档案库房。 
　　三、有条件的城市基建档案馆可以开始逐步接收有关的城建档案。在开始接收的时候，首先考虑城市规划、建设、管理需要，制定接收档案的范围和计划，以便使这一工作有步骤地进行。 
　　四、各级建委、城建、规划部门应当加强对本单位及所属单位城建档案工作的领导，各单位要按照《科学技术档案工作条例》和其他有关规定要求做好工作，使城建档案能够完整、准确、系统、安全和有效地提供利用。 
　　五、根据各地工作发展的情况，拟在适当的时候，召开一次城市基本建设档案工作会议，研究并解决工作中的一些问题，制定一个城市基本建设档案管理办法，希望各地抓紧工作，注意总结经验，做好准备。 

一九八二年一月十八日